Planification de votre première réunion de travail

Envisagez-vous de votre première réunion de travail et que vous voulez vous assurer de couvrir toutes vos bases? Ne pas courir comme un planificateur de mariage fou. Avoir une stratégie et s'y tenir.

Tout d'abord, régler la date et d'établir l'ordre du jour. Il est important de préparer l'ordre du jour bien à l'avance. Vous voulez vous assurer tout le monde a une chance de le regarder par-dessus pour se préparer et de vous donner nourrir de retour sur les zones qui pourraient avoir besoin d'être inclus. Dans la préparation d'un ordre du jour, envisager la fin de la réunion. Combien de temps ça va durer? Combien de haut-parleurs / présentations seront-ils? Comment les progrès réunion? Comment allez-vous atteindre votre objectif pour une réunion fructueuse et productive?

Deuxièmement, fixer un délai pour la réunion de début et de fin. Il est impératif que vous gardiez la réunion du calendrier. Vous pouvez toujours revenir en arrière et revoir les questions non résolues que le temps le permet.

Troisièmement, savoir qui a besoin d'être invité à la réunion. Identifier les personnes qui doivent être là pour accomplir le but de la réunion et inclure les personnes dont vous avez besoin d'inviter en raison de leur statut. Faire de cette étape plus facile en mettant en place une procédure de notification est de savoir si la réunion par courrier électronique ou régulier. Fixer l'ordre du jour de la note pour tout le monde est sur la même page dès le début. Soyez précis s'il ya des devoirs ou préparer à l'avance pour les participants. Demandez à tous les participants à répondre à assurer tout le monde a reçu la communication.

Enfin, attention aux détails et la logistique. C'est là une liste de contrôle porte ses fruits:

Sélection de la chambre et l'hébergement

Où est la réunion ait lieu? Est-il facilement accessible (fauteuils roulants ou d'accès handicap, chambre confortable avec beaucoup d'assouvir?

Vérifier la température. Il n'y a rien de pire pour amortir une réunion d'une chambre confortable.

Identifier où les salles de repos sont. Trouvez un endroit où les gens peuvent stocker mallettes et valises devraient-ils se rendront à y assister.

Assurez-vous que il ya beaucoup de sièges avec salle d'étaler en particulier s'il s'agit d'un "travail" réunion.

Aurez-vous besoin d'un traducteur / s?

Équipement

Aurez-vous besoin AV et matériel de présentation lors de la réunion? Est-ce que les présentateurs ont besoin de la même? (Voir à propos des microphones et des préférences sur le podium.) Soyez sûr de trouver cette information bien à l'avance afin que vous puissiez prendre les dispositions appropriées.

Testez tous les équipements avant le début de la réunion. Si cela est possible avoir un technicien prêt à gérer toutes les snafus qui pourraient survenir.

Fournitures

Avez-badges, crayons, blocs de papier et autres fournitures nécessaires à la disposition de réunion.

Sont des documents exigés? Y aura-t documents et de matériel qui doivent être préparés?

Demandez-leur de faire bien à l'avance en cas d'erreurs.

Assistance

Demandez à une personne assis à l'extérieur de la salle pour le check in

Distribuer le matériel ou les documents à l'arrivée et inscrire les participants.

Fixer quelqu'un pour prendre des notes avant la réunion commence.

Si vous envisagez de bande de la procédure dire à tous dès le départ que vous enregistrez.

Rafraîchissements

Avoir de l'eau, jus, café et thé à disposition. Si la réunion couvre une heure du repas, vous aurez aussi besoin de fournir de la nourriture. Faire les arrangements à l'avance et l'ont remis à la réunion afin de ne pas interrompre le flux. Gardez des demandes spéciales alimentaires à l'esprit. Il est toujours préférable de commander un couple de plats végétariens.

Pauses

En fonction de la durée de la réunion une ou plusieurs pauses peuvent être nécessaires. Soyez précis sur le temps alloué pour la pause et reprendre la réunion à l'heure de savoir si tous les participants sont retournés ou non.

Peu importe comment vous êtes préparé, il ya toujours un problème imprévu. Ne laissez pas l'obtenir, vous énervé. Rouler avec le flux. Si vous avez utilisé ces lignes directrices, vous pouvez être sûr que vous avez fait vos devoirs. Si quelque chose ne va pas, être sur le prêt à la réparer rapidement et silencieusement. Et rappelez-vous, tout peut arriver même à le planificateur de réunions les plus aguerris. Utilisez l'événement en tant que bloc de construction pour les futures réunions réussies....